Материал № 1217

Общие вопросы - Полезные советы по работе в Microsoft Office PowerPoint.

В этом разделе описаны полезные советы тем, кто создает и проводит презентации с помощью программы Microsoft Office PowerPoint. Эти советы помогут вам выйти из затруднительных ситуаций, которые могут возникнуть в процессе работы с презентациями.

1. Аудио и видео — в этом подразделе описываются советы связанные с работой с аудио и видео файлами.
2. Общие — в этом месте представлены советы, которые не подходят к другим категориям.
3. Показ презентаций — в этой части приведены ответы на вопросы, которые появляются в процессе проведения презентации (как вывести изображение на экран компьютера и проектора и т. д.)

 

Общие

Анимированная GIF картинка не приходит в движение в Microsoft Office PowerPoint. Что делать?

GIF анимированная картинка приходит в движение только в режиме просмотра слайдов, — во всех остальных случаях она статична. PowerPoint 97 и более ранние версии программы не умеют воспроизводить GIF анимацию в принципе. PowerPoint 2000 и более поздние версии уже корректно работают с этим форматом. Также имейте в виду, что бесплатный PowerPoint Viewer 97 не умеет проигрывать GIF анимацию. С этой целью используйте PowerPoint Viewer 2003.
 

Делаю презентацию по базе данных MS Access и в этой презентации мне надо сделать ссылки на определенные объекты моей БД (таблицы, запросы, формы, отчеты и пр.). Как это сделать? Можно ли вообще делать гиперссылки на отдельные объекты файла MS Access?

К сожалению, на отдельные объекты файла MS Access задать ссылки не получится. PowerPoint позволяет задать ссылку только на целый файл Ms Access. Просто сделайте несколько отдельных БД с нужными фрагментами и на них ссылайтесь, — это конечно не очень удобно, но поможет решить проблему.

Есть ли в PowerPoint возможность использования направляющих, как в Photoshop? Очень удобно выравнивать по ним объекты.

Вы можете использовать направляющие в программе PowerPoint. Включить их можно двумя способами: 1. В раскрывающемся меню «Вид» щелкните по команде «Сетка и направляющие». Когда появится одноименное окно, поставьте галочку «Показывать направляющие» и нажмите «ОК». 2. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+F9. Если есть необходимость в нескольких направляющих, зажмите Ctrl и мышкой перетащите направляющую. Она автоматически скопируется.

Использую PowerPoint для верстки плакатов – корпоративных объявлений. При печати на плоттер «убивается» качество фотографий. Вставляю копированием изображения или вставка – рисунок – из файла. Даже если сохраняю в графическом формате, все равно 50-70 точек

Наши специалисты не рекомендуют Вам готовить такие плакаты в PowerPoint, ввиду того, что это программное обеспечение предназначено для презентаций, а не для подготовки таких материалов (PowerPoint просто не способен выводить на печать материалы с высоким разрешением). Используйте для таких целей специализированные графические пакеты: Adobe Photoshop или Corel Draw.

Как вновь отобразить область «Структура-Слайды», если она закрыта в обычном режиме?

Осуществить это можно так. В меню «Вид» необходимо выбрать режим «Обычный», и область «Структура-Слайды» вновь отобразится. Другой вариант, — щелкнуть по кнопке «Обычное представление (Восстановить области)» в левом нижнем углу рабочего поля программы (там, где выбираются режимы) и, таким образом, выбрать «Обычный режим».

Как избежать того, что презентация постоянно подвисает в процессе работы над ней?

Скорее всего, это связано с размером файла презентации. Если презентация занимает много места (более 10 Мб), то она может «зависать». Избежать этого можно следующим образом. В PowerPoint по умолчанию в настройках «Параметры-Сохранение» стоит галочка перед пунктом «Автосохранение каждые __ мин». Снимите эту галочку. Но не забывайте периодически сохранять презентацию в процессе работы над ней, иначе все изменения будут утеряны из-за какого-нибудь сбоя программы.

Как открыть файл презентации в формате .pps (демонстрация презентации) для редактирования?

Сделать это очень просто. Во-первых, откройте презентацию в PowerPoint. Затем в меню «Файл» щелкните «Открыть». В открытом диалоговом окне найдите интересующую Вас презентацию в формате .pps и снова нажмите «Открыть», — в итоге перед Вами окажется презентация, готовая для редактирования!

Как пользоваться программой PowerPoint Viewer?

Просматривать презентации при помощи PowerPoint Viewer очень просто. Установите программу на компьютер и запустите Viewer, — когда откроется окно, найдите файл Вашей презентации и кликните «Открыть». После этого презентация автоматически запустится в режиме демонстрации.

Как сделать так что бы презентация при запуске сразу же открывалась в режиме просмотра слайдов?

Сделать это довольно просто. Для этого достаточно сохранить презентацию не в формате «Презентация» .ptt (сохранение в этом формате идет по умолчанию), а в формате «Демонстрация PowerPoint» .pps. Для этого в меню «Файл» необходимо выбрать команду «Сохранить как…», после чего в диалоговом окне «Сохранение документа» из раскрывающегося списка «Тип файла» выбираем интересующий формат.

Каким образом можно защитить презентацию от постороннего доступа или редактирования?

Среди наиболее популярных способов: Создать самораспаковывающийся инсталлятор при помощи бесплатной программы Express Installer. Руководство на английском языке для PowerPoint 2003, и для PowerPoint XP Воспользоваться расширением или программой для защиты презентации Конвертировать презентацию в видеофайл.

Какое разрешение необходимо использовать при вставке картинок в презентацию?

Для того, чтобы файл после завершения работы над презентацией "весил”, как можно меньше, но в свою очередь и качество фотографий, картинок и др. объектов на слайдах презентации было хорошим, вполне достаточно разрешения 72 dpi.

Какой максимальный размер презентации может быть?

В PowerPoint нет ограничений на количество слайдов или по размеру файла. Однако для открытия объемной презентации потребуется более мощный компьютер.

Какой формат выбрать при публикации презентации в Web-формате?

При публикации презентации в Web-формате можно выбрать один из двух форматов: файл Web-страницы или файл в формате HTML. Файл Web-страницы представляет собой один файл с расширением МНТ, который содержит все данные, необходимые для Web-презентации. Этот вариант публикации имеет ряд преимуществ. Вся презентация сосредоточена в одном файле, что позволяет пересылать ее по e-mail, загружать с Web-серверов и выполнять другие операции. Недостатком данного формата является размер презентации: он несколько больше по сравнению с традиционным HTML форматом. Так же многие Web-браузеры ранних версий не поддерживают файлы с расширением МНТ. При выборе традиционного формата HTML создается один текстовый файл HTML и каталог поддержки с графическими и вспомогательными файлами. Основным плюсом данного варианта является возможность редактирования HTML файла с помощью приложений по редактированию текста. Нет необходимости постоянно возвращаться в программу PowerPoint для внесения в презентацию изменений. Среди минусов — наличие вспомогательных файлов, что в свою очередь накладывает ограничения на простоту распространения презентации.

Можно ли подключить к компьютеру и монитор и проектор одновременно?

Да, можно. Проектор подключается к выходу на видеокарте. Если есть два аналоговых выхода, то у Вас вообще не возникнет никаких проблем. Просто подключите проектор к другому выходу и все. Если же выход только один, то нужно воспользоваться делителем (тройником). В этом случае можно подключить в один выход и монитор и проектор.

Можно ли сохранить, например, нужную мне схему, построенную на слайде в виде рисунка? Хочу его распечатать.

Да, можно. Порядок действий такой: выделите все элементы схемы и щелкните по одному из них правой кнопкой мыши. Затем выберете команду «Сохранить как рисунок» и в появившемся диалоговом окне определите формат сохранения. Перед тем как распечатать рисунок, рекомендуем Вам его обработать с помощью одной из графических программ.

На демонстрационном компьютере (ноутбуке) шрифты по какой-то причине стали некорректно выглядеть. Почему?

Проблемы могут возникнуть, если на компьютере, используемом для демонстрации презентации, отсутствуют необходимые шрифты. Для того, чтобы избежать данной проблемы необходимо внедрить требуемые шрифты в презентацию для последующего корректного воспроизведения. Это можно сделать следующим образом. В диалоговом окне Сохранение документа щелкните на кнопке Сервис (Tools), выберете Параметры сохранения (Save Options) и в одноименном диалоговом окне установите флажок Внедрить шрифты TrueType (Emstronged TrueType Fonts). Необходимо помнить, что при этом размер файла презентации увеличится.

На других компьютерах на панели инструментов есть другие кнопки, каким образом можно добавить эти кнопки?

Данная необходимость обусловлена, прежде всего, удобством. Иногда на панели инструментов нет интересующей кнопки, а кнопок, установленных по умолчанию, не достаточно. Добавить кнопку можно следующим образом. В меню «Вид» найдите строку «Панели инструментов», в раскрывающемся списке с доступными панелями инструментов выберите команду «Настройка». В одноименном диалоговом окне перейдите на вкладку «Команды», где определитесь с командой. Выберете необходимую и простым перетаскиванием мышью разместите ее на панели инструментов.
 

Подскажите, если я создам презентацию в новом PowerPoint 2007. Смогут ли ее просмотреть пользователи, у которых еще не установлен новый PowerPoint?

По умолчанию, сохранение презентации, созданной в PowerPoint 2007, осуществляется в новом формате *pptx.. И к сожалению, открыть такой файл без помощи нового PowerPoint или программы для просмотра таких файлов не получится. Однако, PowerPoint 2007 позволяет сохранить презентацию в более раннем формате, что дает возможность просмотра этой презентации пользователям, не установившим PowerPoint 2007. Надо отметить, что размер файла в этом случае будет несколько больше по сравнению с файлом в формате *pptx..

Подскажите, как лучше подбирать цвета к презентации?

Цвета для презентации стоит выбирать исходя из фирменных цветов Вашей компании или той ситуации, для которой разрабатывается эта презентация. При этом, обязательно нужно учитывать, что текст, который будет использоваться, должен максимально контрастировать с фоном презентации. Есть ряд специальных программ, помогающих грамотно подобрать цвет в соответствии с Вашими предпочтениями: www.wellstyled.com Пользоваться вышеуказанным on-line сервисом довольно просто. В левой части выберите базовый цвет, в котором Вы хотите видеть Вашу презентацию, а затем подберите основную цветовую схему в выпадающем меню справа. Следующий on-line сервис — www.colormatch.dk Первым шагом выберите бегунками цвет, который Вам наиболее симпатичен, и в шести квадратиках, расположенных ниже, выведутся цвета, лучшим образом подходящие для базового цвета. Надеемся, что вышеуказанные on-line сервисы помогут Вам в подборе цветов для Вашей презентации.

Подскажите, пожалуйста, как «оживить» презентацию, а то моя презентация какая-то «пресная»?

Если в презентации много текста (хотя этого быть не должно), возможно «оживить» презентацию добавлением фотографий, рисунков, карикатур. Попробуйте применить какой-нибудь эффект смены слайдов, — причем для титульного слайда свой эффект смены, а для остальных свой. Также можно применять различные эффекты появления текста и объектов на слайде. Одним словом, импровизируйте! Однако помните, что все должно быть в меру, не злоупотрбляйте «украшательством» презентации, а то можете получить обратный эффект. В результате аудитория будет отвлекаться на рассмотрение картинок, фотографий и эффектов, и не сможет правильно уловить суть презентации, понять то, что Вы хотели до нее донести.

Почему скорость проигрывания анимационных эффектов разная на разных компьютерах?

Во-первых, скорость проигрывания может зависеть от скорости процессора и количества оперативной памяти компьютера. Если вы используете много анимационных эффектов, то и компьютер должен быть под стать их количеству и сложности. Также у старых ЖК мониторов или ноутбуков большое время отклика матрицы. Что вызывает задержки при проигрывании.

Почему таблица в Excel выглядит ужасно при импортировании в PowerPoint?

PowerPoint позволяет включать в презентацию Excel таблицы ограниченного размера. Размер таблицы может быть не более 6 на 6 ячеек.
 

Презентации в PowerPoint публикуют и присылают на ознакомление в формате pdf. С чем это связано, насколько целесообразно и как это можно сделать?

Вполне возможно, что таким образом отправитель презентации пытается: защитить данные от копирования обеспечить запуск презентации на компьютере где нет PowerPoint Впрочем, последний пункт сомнителен, т.к. не на всех компьютерах стоит Acrobat Reader. Если сравнивать размер Adobe Reader и PowerPoint Viewer, то очевидно, что второй вариант гораздо удобней: размер дистрибутива программы всего 1,9 Мб. (против 20 Мб (!) у Adobe Reader). Еще из минусов конвертирования в формат PDF можно отметить отсутствие анимации, а значит и динамики, это конечно же скажется на общем восприятии презентации. Для того, чтобы конвертировать презентацию в PDF нужно воспользоваться программой Adobe Acrobat. После её установки в PowerPoint появится новая панель инструментов с кнопкой «Конвертировать в PDF».

При переходе к Интернет-версии презентации, предусмотренной внутри программы PowerPoint, исчезает возможность пользоваться миниатюрами слайдов. Как этого избежать?

Решить эту задачу невозможно, так как в Интернет-версии существует лишь возможность просмотра текстовой структуры презентации. Следовательно, картинки в левом меню отображаться не могут.

При работе над презентацией постоянно появляется «Помощник Office» с советами по презентации. Это очень раздражает. Как его отключить?

Если возникла такая проблема, то зайдите в меню «Справка» => «Скрыть помощника». Другой вариант — щелкните правой кнопкой по картинке «Помощника» и выберете «Скрыть». Однако в этом случае все равно будут появляться советы. Для того чтобы советы не досаждали Вам в будущем, необходимо отключить автоматическую проверку стиля презентации. В меню «Сервис», выберете команду «Параметры» и в новом окне перейдите на вкладку «Орфография и стиль», где снимите галочку «Проверять стиль».

Расскажите вкратце о форматах сохранения презентации.

По умолчанию презентация сохраняется в формате «Презентация» с расширением .ppt. Форматы «PowerPoint 1995» и «PowerPoint 1997-2003» применяются для сохранения презентации в формате .ppt в более ранних версиях программы. Размер файла больше обычного. Формат «Веб-страница в одном файле» .mht. Это Web-страница, где элементы собраны в одном файле. Анимация в данном формате работать не будет. Формат «Веб-страница» .htm, .html. Обычный текстовый HTML-файл. Вся графика сохраняется в отдельных файлах, анимация также работать не будет. Формат «Презентация для ознакомления» .ppt. Обычный файл PowerPoint с возможностью отслеживания рецензирования. Формат «Шаблон презентации» .pot. Шаблон, который можно использовать для создания новых презентаций. Формат «Демонстрация PowerPoint» .pps. Стандартный файл презентации. Отличается лишь тем, что открывается сразу в режиме «Показа слайдов». Формат «Надстройка PowerPoint» .ppa. Формат сохраняет как отдельную надстройку любой код из презентации на языке Visual Basic для приложений (VBA).

Расскажите о функции «Сравнение и слияние презентаций». Для чего она нужна?

Данная функция будет полезной, если над презентацией одновременно работает несколько человек. Например, Вы создали презентацию и отправили ее на рецензию, после этого Вам необходимо внести изменения, сделанные рецензентом, в свою версию презентации. Объединить презентации можно следующим образом. Откройте Вашу презентацию, выберите команду «Сравнение и слияние презентаций» в меню «Сервис». В открывшемся окне найдите файл презентации, с которым Вы хотите объединить собственную презентацию, и нажмите на кнопку «Выполнить слияние». Исправления, внесенные в презентацию, не принимаются автоматически. Во время просмотра отрецензированного варианта Вы получаете возможность ознакомиться со всеми исправлениями и решить, хотите ли Вы принять их или нет.

Создал небольшую презентацию. На компьютере все прекрасно работает, переходы, звук в формате WAV. Однако файл презентации весит 47,9 МВ, из них звуковой файл 43,6 МВ. Как сжать полученный в формате PPS файл для пересылки по E-Mail?

Программа NXPowerLite сжимает презентацию, а не звуковой файл. Поэтому рекомендуем воспользоваться специальной программой для сжатия аудио файлов и только после этого вставлять их в презентацию. Например, файл WAV сжимается с 43,6 Мb до 3,63 Мb с помощью средств Windows XP. Откройте «Программы» => «Стандартные» => «Развлечения» => «Звукозапись», затем необходимый WAV-файл, внимательно прочитайте назначения опций и получите сжатый WAV. После этого Вы можете смело включить оптимизированный файл в презентацию.

Существует ли возможность интеграции (вставки) в презентацию PowerPoint Flash-роликов?

К сожалению, PowerPoint не позволяет вставить Flash-ролик в презентацию стандартными средствами. Осуществить задуманное Вы можете с помощью нескольких программ-дополнений, среди которых: FlashBack, PowerPlugs, FlashReady. Однако помните, что при просмотре на другом компьютере потребуется наличие этих программ, — в противном случае Flash-Ролик проигрываться не будет. Подробное описание и ссылки на перечисленные программы находятся в «Клубе «PowerPoint».
 

Что такое макросы и надстройки PowerPoint?

Макросы и надстройки являются основными способами для увеличения функциональных возможностей PowerPoint. Макрос — это записанная микрокоманда или набор таких команд, который используется для автоматического выполнения различных операций. Надстройка — это вспомогательный файл с расширением pра. При добавлении такого файла в PowerPoint происходит расширение возможностей программы.

Что такое мастер автосодержания PowerPoint?

Можно сказать, что мастер автосодержания — это один из самых простых способов создания новой презентации, который полезен для неопытных пользователей PowerPoint. Он позволяет сэкономить время, так как не требует основательных знаний способов форматирования, необходимых для получения высококачественной презентации. С помощью последовательности диалоговых окон пользователь самостоятельно выбирает примерное наполнение презентации в соответствии с ее темой и задачами. Для вызова мастера автосодержания выполните следующие действия: Выберите в меню «Файл» команду «Создать». Появится область задач «Создание презентации» Щелкните по строчке «Из мастера автосодержания», нажмите «Далее».

Я отправляю презентацию по почте, а ее размер увеличивается, почему?

Это относится не только к презентациям, но и ко всем файлам, которые отправляются по электронной почте. Дело в том, что перед отправкой почтовые программы кодируют все прикрепленные файлы в определенный формат. В результате, объем файлов в среднем увеличивается на 20-25%. Имейте в виду этот момент при подготовке презентации для рассылки по почте.

 

Софт для Microsoft Office PowerPoint

 Анимация   Графика   Защита презентаций    Звук и видео   Интеграция Flash   

 Конверторы   Оптимизация файлов   Проведение презентаций   Текст   Прочие
 

GERASIMOVA.UCOZ.RU

Каталог статей - Учительский портал - Все для Power Point - Общие вопросы - Полезные советы по работе в Microsoft Office PowerPoint.

Материал № 1217

Нравится